Beneficios clave para mejorar tu negocio

En la era digital, avanzar en el proceso de digitalización se presenta como una decisión estratégica con impacto positivo significativo. Kafé Sistemas, expertos en soluciones tecnológicas, comparten cuatro beneficios esenciales que destacan la relevancia de dejar atrás los documentos en papel.

1. Reducción de costos: el almacenamiento de archivos físicos, en papel, conlleva costos considerables tanto dentro de la organización como en términos de espacio y personal dedicado a la gestión documental. Independientemente de la madurez digital de una empresa, los servicios de digitalización de documentos ofrecen una solución eficaz al transformar información en papel, microfilm o microficha en archivos digitales, eliminando gastos innecesarios.

2. Mayor seguridad: los documentos digitalizados pueden ser almacenados en ambientes seguros. La posibilidad de rastreo se maximiza gracias a la asignación de claves de acceso, permitiendo que solo personal autorizado pueda acceder a documentos específicos. Con niveles diferenciados de autorización, se refuerza la seguridad de la información, asegurando la trazabilidad de los cambios realizados en los documentos.

3. Aumento de productividad: encontrar un documento en papel puede llevarse en promedio 12 minutos, en comparación con el acceso vía web, donde el tiempo se reduce a segundos. La digitalización optimiza los flujos de trabajo, automatiza tareas y fomenta la colaboración entre equipos, mejorando la eficiencia y productividad al reducir la dependencia de procesos manuales.

4. Acceso fácil y permanente: la vulnerabilidad de los documentos en papel ante el tiempo, manipulación y riesgos naturales o provocados por el ser humano, hace que la digitalización sea una opción vital. Al almacenar documentos digitalizados en la nube, respaldados de forma segura, se garantiza su integridad a lo largo del tiempo. La información permanece siempre accesible y segura, independientemente de la frecuencia con la que se accede a ella.

La digitalización de documentos, más allá de ser una inversión, se presenta como una evolución necesaria para empresas y organizaciones que buscan optimizar recursos, aumentar la seguridad y mejorar su eficiencia operativa en la era digital, el camino hacia la transformación digital se vuelve más claro y beneficioso.